Helfer

GalaCon 2018 Helferanmeldung

Für die GalaCon 2018 suchen wir wieder Freiwillige, die uns helfen, die GalaCon wieder zum Event des Jahres zu machen. Die GalaCon wird am 28. und 29. Juli 2018 in Ludwigsburg stattfinden, die Vorbereitungen werden am 27. Juli beginnen. Helfer werden ungefähr die Hälfte der Veranstaltungszeit arbeiten, und haben als Ausgleich die andere Hälfte der Zeit freien Eintritt.

Wir bieten mehrere Team-Kategorien zur Auswahl an, und bitten darum, euch mindestens für zwei bis drei davon zu bewerben. Einige Kategorien werden sehr beliebt sein, andere stellen hohe Anforderungen. Manche Helfer werden auch zu unterschiedlichen Zeiten in verschiedenen Teams eingesetzt werden.

Hier sind die Bereiche, in denen wir Helfer suchen:

Flur- und Eingangs-Guards
Dieses Team wird die Eingänge und Flure im Auge behalten, die Tickets am Eingang kontrollieren und die Warteschlangen am Samstag überwachen. Sie stehen auch als erste Ansprechpartner für Besucher zur Verfügung.

Panel-Raum Guards
Dieses Team wird bei den Panels unterstützen, wird die Besucher im Auge behalten, auf korrektes Verhalten achten, darauf, dass nicht gegessen oder getrunken wird, wo es nicht erlaubt ist, wird Besucher in Q&A-Panels zum Mikrofon geleiten und deren Fragen vorab prüfen.

Gala Guards
Dieses Team behält abends den Gala-Ball im Auge, passt auf, dass der Dresscode beim Gala-Ball eingehalten wird, und behalt die Eingänge zum Gala-Ball im Auge. Teammitglieder, die beim Gala-Ball eingesetzt werden, müssen sich ebenfalls an den Dresscode halten.

Disco Guards
Dieses Team behält abends die Disco im Auge, und passt auf, dass die Besucher sich benehmen.

Rezeptions-Team
Dieses Team kümmert sich um die Ticket-Schalter am Samstag morgen, die Helfer- und Händler-Registrierung am Freitag, die Extras-Ausgabe und den Merch-Verkauf am Info-Schalter, und steht generell am ganzen Wochenende am Info- und Ticket-Schalter den Gästen für Informationen und Hilfe zur Verfügung.

Händler-Assistenten
Dieses Team beobachtet die Gänge, in denen die Händler ihre Tische haben. Sie werden auch den Händlern behilflich sein, so weit möglich, vorübergehend Händlertische bewachen, und kleinere Hilfsdienste erledigen, wie das Holen von Essen und Getränken vom Catering.

Game-Raum Assistenten
Dieses Team wird Gaming- und Aktivitäten-Räume betreiben oder dabei assistieren, wie z.B. Karaoke, Tanzspiele, Computer- oder CCG-Kartenspiele, und Außenspiele. Sie sorgen dafür, dass die Besucher Spaß haben, und nichts kaputt geht oder gestohlen wird. Das Mitbringen von Geräten ist sehr willkommen.

Dokumentations-Team
Dieses Team wird die Video- und Foto-Dokumentation des gesamten Events durchführen, in enger Zusammenarbeit mit dem Live-Streaming Team. Wir benötigen insbesondere Helfer mit Erfahrung im Umgang von Filmkameras und professioneller Foto- und Video/Audio-Ausrüstung und diese idealerweise auch selbst mitbringen können.

Tech-Team
Das Tech-Team wird einiges des technischen Equipment bedienen, wie Mikrofone und Beamer, wird mit der Musik-Technik bei den Abendveranstaltungen helfen, und mit dem Technik-Team der Veranstaltungshalle zusammen arbeiten.

Plüschie-Team
Das Plüschie-Team wird die PlushieCon veranstalten, eine große Ausstellung von Plushies unserer Besucher. Teammitglieder werden sich um Registrierung, Behandlung und Rückgabe der Plushies kümmern, unter extremer Vorsicht und hoher Verantwortung für die wertvollen Plushies unserer Besucher. Am Sontag werden einige zusätzliche helfende Hände benötigt!

Runner-Team
Wenn, und nur wenn wir genügend Helfer bekommen, werden einige unsere Reserve-Truppen werden, immer bereit, alles zu tun, was benötigt wird. Runner müssen flexibel, zuverlässig und engagiert sein.

Signing Session Team, VIP Team
Arbeiten mit den VIPs, das wollen alle, oder? Deswegen kontaktieren wir dich, wenn wir denken, dass du dich für den Job eignest. Eine direkte Bewerbung für diese Teams ist nicht möglich.


Die Convention-Sprache ist Englisch, also solltet ihr in der Lage zu sein, euch mit Besuchern auf Englisch grundlegend zu verständigen – keine Angst, die meisten Besucher werden Englisch auch nur als Fremdsprache sprechen. Aufgrund der strikten Arbeitsschutz Regelungen für Jugendliche an Wochenenden müssen Helfer mindestens 18 Jahre alt sein.

Auch wenn es nicht zwingend erforderlich ist, würden wir es sehr begrüßen, wenn ihr bereits am Freitag kommen würdet, um beim Aufbau der Veranstaltung zu helfen, die Helfer-Kollegen und Team-Mitglieder zu treffen, und die Veranstaltungshalle kennen zu lernen. Dies gilt insbesondere für Helfer, die zum ersten mal dabei sind.

Helfer sein bedeutet zu arbeiten, während andere Spaß haben, das sollte euch klar sein. Als Ausgleich werdet ihr freien Eintritt außerhalb eurer Arbeitszeit haben, wir stellen euch Snacks und Mineralwasser zur freien Verfügung, es wird eine Signing Session exklusiv für Helfer geben, und vielleicht können wir noch die ein- oder anderen Extras für euch arrangieren. Und natürlich werdet ihr Teil des größten europäischen Convention des Jahres sein!

Wir können leider nicht für Verpflegung oder Unterkunft aufkommen, stellt sicher, dass ihr rechtzeitig eine Möglichkeit zur Übernachtung habt. Günstige Hotels und Jugendherbergen werden schnell ausgebucht sein.


Um sich als Helfer zu bewerben, füllt das Anmelde-Formular aus.

2018 Volunteer Application

Do you want to volunteer at GalaCon? Fill out this form to apply as a volunteer. If you have questions, or want to apply directly via mail, contact us at volunteer(at)galacon.eu.

Personal information

We will use nicknames throughout the convention to address you, as they're a lot more commonly used in the fandom than real names.

Keep an eye on this address and the spam folders, we will contact you here once we've decided on your application

All personal information will be kept confidential of course.

About you application

At the day of the convention, you'll need to be 18 or older.

Primary language of the convention will be English. Many visitors will speak German too, and no one will judge you if your English isn't perfect.

Please add a decent picture, so we will have an impression of who you are. Don't worry, we won't share it outside the team This will help us a lot, thank you.

The teams you'd like to apply for

Please pick several teams in the order of your preference. You may also be part of more than one team. For a detailed description see http://www.galacon.eu/volunteer
Note that we cannot guarantee that you get picked for one of these teams, especially if they are very popular. In that case we will offer you an alternative.

Forum accounts, social sites, other ways to get in contact with you.

Tell us a bit about you. Your previous experience, your place in the fandom, everything else you want us to know, so we can get an impression on who you are. What are you doing in the fandom, what do you like, what motivates you to volunteer for GalaCon, The better we know you, the better we know how you can contribute to GalaCon.

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Alternativ sendet eine e-Mail an volunteer(at)galacon.eu (bevorzugt in Englisch).


Alle Informationen, die du uns zur Verfügung stellst, werden wir mit äußerstem Respekt und strikt vertraulich behandeln, innerhalb des Teams, und so weit erforderlich, den Helfer-Teamleitern. Alle Informationen werden nur für interne Zwecke der GalaCon genutzt, und werden nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht. Die Datenspeicherung erfolgt in voller Übereinstimmung mit §4 BDSG.

Nach eurer Bewerbung werden wir euch bald kontaktieren, dass wir die Bewerbung erhalten haben. Später werden wir euch dann informieren, ob ihr als GalaCon-Helfer akzeptiert wurdet. Das kann etwas dauern, da wir zunächst Bewerbungen sammeln werden. Um einen Überblick über den aktuellen Stand der Bewerbungen zu erhalten, oder falls ihr glaubt, eine Mail könnte verloren gegangen sein, schaut im Helfer-Thread bei eurobronies.org rein.

Falls ihr ein reguläres Ticket bestellt habt, und später als Helfer akzeptiert werdet, werden wir natürlich die Kosten für das Ticket auf Wunsch wieder zurückerstatten.